Gerador de recibo de pagamento

Recibo não substitui nota fiscal

Esta é a confusão mais cara da lista, então vem primeiro. O recibo é um documento particular: serve como prova de que um pagamento aconteceu, entre as duas pessoas envolvidas. A nota fiscal é um documento com valor tributário, emitido pelo sistema da prefeitura ou do estado.

Se o seu negócio é obrigado a emitir nota — o que inclui a maioria dos MEIs quando vendem para empresas —, entregar um recibo no lugar dela não cumpre a obrigação. O recibo continua útil, e os dois convivem bem: em muitos casos o recibo é o comprovante imediato que o cliente leva na hora, enquanto a nota é emitida no sistema oficial.

Na dúvida sobre a sua situação específica, vale confirmar com um contador. As regras mudam conforme o regime tributário, o município e para quem você vende.

O que todo recibo precisa ter

• O valor, em número e por extenso. Escrever por extenso não é formalidade antiga: é o que impede alguém de acrescentar um dígito depois.
• Quem pagou e quem recebeu. Nome completo, e o CPF ou CNPJ quando houver — sem identificar as partes, o documento não prova quase nada.
• O motivo do pagamento."Referente a" específico: "serviço de pintura da sala" vale muito mais que "serviços prestados".
• Data e local. Definem quando a obrigação foi quitada, o que importa se houver discussão sobre atraso.
• Assinatura de quem recebeu. É ela que dá ao documento o caráter de quitação.

Por que o valor por extenso engana tanta gente

Escrever "mil e quinhentos reais" parece simples até aparecer um valor quebrado. As armadilhas são conhecidas: escreve-se "mil" e não "um mil"; "cem" sozinho, mas "cento e dez"; e o "e" entra em "mil e cem", mas não em "mil duzentos e trinta".

A ferramenta acima resolve isso enquanto você digita, inclusive nos casos que quase todo gerador online erra — como "um milhão de reais", que pede a preposição, e "dois milhões e quinhentos mil reais", que não pede.

Duas vias, e onde guardar

O costume é emitir duas vias: uma fica com quem pagou, outra com quem recebeu. Se você imprimir, imprima duas vezes e assine as duas. Se preferir salvar em PDF, mande o arquivo para o cliente e guarde uma cópia sua — um PDF assinado digitalmente ou enviado por um canal identificável, como o WhatsApp do cliente, cumpre bem essa função no dia a dia.

Vale guardar os recibos por pelo menos cinco anos. É o prazo em que a maioria das cobranças ainda pode ser discutida, e o documento só tem utilidade se você conseguir encontrá-lo quando precisar.

Seus dados não saem daqui

Nome, CPF e valor são preenchidos e transformados em recibo dentro do seu próprio navegador. Nada é enviado para os nossos servidores, nada fica salvo e, ao fechar a página, não sobra registro nenhum.